Opinião e Análise

Eduardo Segismundo Oliveira

Flávio Ribeiro

Letícia Afonso

Multidisciplinaridade! Uma palavrinha que acompanha o cotidiano do profissional de Legal Ops, Eficiência Jurídica, Controladoria e afins. Em razão de permear e atuar em várias (ou todas) as frentes dentro de um Departamento Jurídico ou Escritório de Advocacia, o <a href="https://www.jota.info/tudo-sobre/legal-ops">Legal Ops</a> é exposto a inúmeras iniciativas dos mais diversos temas e com envolvimento de muitas pessoas com interesses e prioridades diferentes.
Contencioso, Contratos, RH, Societário, LGPD, Financeiro, Tributário... São muitas áreas com suas particularidades e desejos, ou seja, gerir tudo isso ao mesmo tempo requer muita organização e uma forte mentalidade de Projetos (e porque não muito jogo de cintura), para lidar com todas essas expectativas e ainda trazer resultado para a organização.
Legal Ops vive de iniciativas. Para conseguir gerar impacto no negócio, é necessário elencar prioridades e escolher dentre inúmeros projetos e, mais importante, fazer com que a iniciativa eleita gere um benefício palpável. Não é um trabalho fácil. Os gestores desejam um B.I.<a href="#_ftn1" name="_ftnref1">[1]</a> para acompanhar a produtividade; as áreas internas querem reduzir o tempo de resposta das consultas; os advogados de contratos querem automatizar a criação das minutas; e por aí vai.
O primeiro problema geralmente ocorre na priorização. Quais oportunidades são mais estratégicas e, por isso, devem ser o ponto de partida? Quais ameaças devem ser atacadas primeiro? Iniciativas com grande potencial convivem com outras que podem ser apenas “modismos” do mercado; e não raramente há disputas de poder para ver quem entra na frente da fila.
Na sequência vem a própria execução do projeto. Projetos prioritários demoram muito tempo para sair do papel; o que iria gerar um grande resultado não está atendendo às expectativas e o que deveria custar X agora está 3X.
É possível evitar esses problemas? Oferecemos aqui algumas diretrizes para lhe ajudar a minimizar esses percalços e fazer com que o Legal Ops seja mais eficiente e efetivo.
<h3>1) Descubra (e entenda) os problemas</h3>
Muita coisa pode chegar até você, mas grandes oportunidades, muitas vezes, ficam escondidas (e não raramente se encontram fora do Jurídico). Vá atrás e descubra por conta própria:
<ul>
<li>Agende conversas regulares com pessoas do próprio jurídico e das áreas de negócio. Pergunte sobre os principais problemas que enfrentam e o que pode ser melhorado. Avalie a prioridade de cada demanda. Não converse apenas com os gestores, mas também com quem está na linha de frente;</li>
<li>Veja a pessoa executar o trabalho. Sente do lado e verifique como a tarefa é realizada, seja a “sombra” daquela pessoa e observe o que pode ser melhorado;</li>
<li>Busque dados e veja se eles lhe dão algum insight sobre os problemas. Converse novamente com as pessoas para entender melhor o que está acontecendo.</li>
</ul>
Nessas conversas, muitas vezes, as pessoas vão lhe dar uma visão superficial do problema; ou correr para já lhe dizer a solução. O seu trabalho é aprofundar no entendimento do problema. Entender qual é a causa raiz. Para tanto, siga a regra de perguntar pelo menos 3 vezes “por quê”. Por exemplo: queremos ter jurimetria no contencioso. Por quê? Precisamos de mais inteligência para fazer acordos melhores. Por quê? Estamos com muitos processos com clientes. Por quê? Estamos tendo atrasos constantes nas nossas entregas. Nesse cenário, a melhor solução para o problema não necessariamente é investir em jurimetria.
Entender de forma muito clara o problema é a parte mais importante do processo. Se você não entender o problema que está querendo resolver, não conseguirá construir a solução adequada. Procure sempre refinar o seu entendimento do problema.
Por isso, a relevância de pensar em dados e analisá-los profundamente. Orientado por dados, com certeza o gestor jurídico vai conseguir responder de forma segura e assertiva todos esses questionamentos sobre priorização, oportunidades, ameaças, por onde começar (ou se vale começar); enfim, conduzir um projeto de forma efetiva e que traga resultados reais.
<h3>2) Priorize, priorize e priorize</h3>
Primeiro, organize as demandas. Colecione tudo o que coletou e desenhe uma árvore de oportunidades. Divida as demandas por categorias (ex. contencioso, contratos, consultas) e coloque as oportunidades que identificou em cada um dos ramos.
Há sempre mais iniciativas do que é possível fazer, então devemos priorizar. O primeiro critério é o impacto no negócio que aquela iniciativa pode gerar - quanto maior o impacto, melhor. O segundo é o esforço necessário para executar tal projeto - quanto menor o esforço, melhor. No final, procuramos priorizar aquelas iniciativas capazes de gerar o maior impacto no negócio com o menor esforço possível (foque em quick wins!).
Se quiser sofisticar um pouco mais, você pode adicionar outros dois critérios ao seu sistema de pontuação. Atribua pontos para o alcance, ou seja, a quantidade de pessoas que serão impactadas com aquela iniciativa. É algo que abrange somente o jurídico ou a empresa inteira? Na sequência, avalie o seu grau de confiança sobre o projeto, ou seja, o seu nível de certeza de que aquela iniciativa realmente terá o impacto, esforço e alcance previstos.
<h3>3) Entregue rápido e pequeno. Aprenda com a entrega</h3>
Entendido e priorizado o problema, chega o momento de pensar em como resolvê-lo. Um erro comum é pressupor que, por já entender muito bem o problema, você sabe a melhor forma de resolvê-lo. Esse raciocínio muitas vezes leva a projetos gigantes e infindáveis - com centenas de requisitos e grande riqueza de detalhes. É bonito de ver, mas é ilusório.
A realidade é que raramente você saberá de antemão a melhor forma de resolver o problema. O ideal, portanto, é testar a solução o mais rapidamente possível e aprender com a entrega.
Isso muitas vezes envolve quebrar a solução em pequenos pacotes, cada qual capaz de gerar algum impacto no negócio. Começar pequeno te permite entregar antes e aprender mais rapidamente. Não tem problema pensar grande, mas é melhor começar pequeno.
Em suma, quando desenvolvemos uma solução, estamos, no fundo, criando uma hipótese a ser testada. Podemos tentar reduzir o risco dessa hipótese com uma boa análise e testes, mas no fim ainda é uma hipótese. O momento que você poderá realmente testar se a solução está gerando valor (e ajustá-la o quanto for necessário)  é após a entrega.
A entrega, portanto, é o começo, não o final da jornada. Nem sempre pense no projeto como "começo-meio-fim", pensar em melhoria contínua desde o início é sempre uma ótima alternativa.
<h3>4) Em síntese… Tenha mentalidade de produto</h3>
Se pensarmos no núcleo da atividade organizacional como aquele diretamente ligado ao produto (o que a organização entrega de valor) e ao cliente, alguns pontos são comuns:
<ul>
<li>Foco no cliente: busca constante por compreender as necessidades e problemas dos clientes, por meio de pesquisas e coleta de feedbacks, a fim de aprimorar a experiência em todos os pontos de contato.</li>
<li>Equipes ágeis: desenvolvimento que valoriza a comunicação eficaz, experimentação, aprendizado contínuo e adaptabilidade baseada em resultados.</li>
<li>Foco em resultado: os resultados são entregues de forma incremental (desenvolvimento por partes) e iterativa (refinamento contínuos).</li>
<li>Multidisciplinariedade: diferentes áreas e equipes cocriam e colaboram entre si, garantindo uma visão holística e aprofundada do negócio e das necessidades do cliente.</li>
</ul>
Embora o jurídico nem sempre esteja diretamente ligado ao produto, é fundamental adotar esses parâmetros em sua atuação. Não se concentre imediatamente na solução, como implementar uma inovação porque o mercado está fazendo, porque é uma tendência ou porque você simplesmente deseja inovar.
Um exemplo interessante desse cenário são projetos de Legal Design. Suponha que você identificou que o cliente não está lendo um contrato e entende que o visual law é a solução. No entanto, será que um contrato facilitado graficamente fará com que cliente leia o contrato, por si só? Será que não é necessário alterar o momento em que o cliente tem acesso ao contrato? Será que é preciso mudar a forma como o cliente acessa o contrato?
Tratar o seu trabalho como produto permite identificar a causa raiz do problema, testar os caminhos possíveis, identificar quem realmente pode ajudar a resolvê-lo e medir o sucesso pelos impactos dos entregáveis, e não somente pelos entregáveis.
Para o Legal Ops ter realmente uma atuação estratégica é preciso que ele consiga priorizar bem as iniciativas e executá-las de forma a gerar o maior impacto possível. Neste artigo, colocamos como algumas estratégias de desenvolvimento de produto (Discovery contínuo; priorização com RICE e construção de MVPs) podem ser utilizadas para ajudar o Legal Ops nessa jornada.
<hr />
<a href="#_ftnref1" name="_ftn1">[1]</a> Business Intelligence, ou inteligência de negócios. Trata-se do processo de coleta, organização, análise, compartilhamento e monitoramento de informações que oferecem suporte a gestão de negócios.

opção 2 – imagem de capa com midjourney

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JOTA

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