Opinião e Análise

Brenno Guimarães

Com desafios cada vez mais complexos, as áreas jurídicas possuem diversas atividades e processos operacionais, necessários para o atingimento das metas e objetivos estabelecidos pela empresa. Por mais que a tecnologia seja essencial, devemos encarar o seu uso como um dos meios para o alcance dos objetivos, não o fim. 
Mais do que automatizar tarefas repetitivas ou implantar softwares com funções surpreendentes, é fundamental entender como a área executa suas atribuições, definir as atividades e garantir que cada etapa agregue valor aos objetivos táticos do departamento. Dessa forma, a engenharia de processos é uma forte aliada para o entendimento das rotinas operacionais e identificação de novas oportunidades, sendo um meio facilitador da gestão e compartilhamento do conhecimento entre os times, reduzindo o retrabalho e aumentando a qualidade das entregas.
Como uma disciplina derivada da engenharia de produção, a engenharia de processos consiste em uma abordagem sistemática para analisar, desenhar, implementar, gerenciar e otimizar processos de negócios. São diversas as possibilidades de uso dos métodos desta profissão, sendo um conjunto de práticas para alavancar a produtividade e implementar a cultura de melhoria contínua.
Se você tem interesse em melhorar a forma como o trabalho é executado, aumentar a qualidade das entregas, reduzir custos desnecessários e maximizar o impacto positivo que o jurídico causa na empresa, esse artigo é para você.
Mas essa não pode ser uma jornada solitária, seja o propulsor e estabeleça uma agenda de ações para o envolvimento da equipe, engaje, comunique claramente os objetivos e apresente os potenciais benefícios dessa prática. Para ajudar no trajeto, elaborei um roteiro de 6 ações, a fim de estabelecer uma sequência de atitudes simplificadas, mas que podem gerar grandes resultados em seu departamento. 
Cabe ressaltar que não tenho a pretensão de estabelecer um método ou receita para todos os tipos de problemas. Claramente, o contexto vivenciado em seu dia a dia pode até inviabilizar a aplicação que apresento neste texto. Entretanto, conhecer as ferramentas existentes na engenharia de processos é tão importante quanto utilizá-las, pois nos provoca a abordar os problemas de uma forma diferenciada, a partir de novos pontos de vista.
Além disso, não se preocupe com frameworks ou técnicas avançadas nesse momento, pois ao final do dia, todos nós somos pagos para entregar o que o cliente precisa, no tempo e na qualidade correta, independente do quão elaborado seja o nosso método. Essa é a intenção: simplificar o tema, gerar valor e aproveitar o processo evolutivo.
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<li>Avaliação das prioridades: inicialmente, o objetivo é identificar de forma macro, quais são os processos executados pelo time e quais as suas finalidades. Assim, podemos classificar em uma ordem de prioridade com base nos seguintes pontos: risco, custo, quantidade de recursos alocados, tempo de execução da atividade, trabalhos pontuais e rotinas administrativas. É importante correlacionar todos esses pontos com o objetivo estratégico da área, para priorizar adequadamente as hipóteses que você pretende atacar. Após estabelecer o escopo que você pretende otimizar, chegou a hora de entender seus detalhes e formular as hipóteses.</li>
<li>Mapeamento de processos: transformar a rotina operacional em uma representação visual é extremamente importante. Nesse momento, precisamos criar a representação fiel do estado atual do processo, detalhando da melhor forma a atividade executada pelo time. Cada movimentação de arquivo, planilhas, troca de e-mail, preenchimento de formulário, idas aos sites externos ou consultas aos diversos sistemas da empresa, precisam ser cuidadosamente detalhadas e sempre que possível, cronometrados, pois ajuda a medir o impacto das mudanças. O ideal é acompanhar uma pessoa que executa o processo para gerar o desenho inicial. Uma vez concluído, revise com outros colegas que executam a mesma tarefa, pois toda troca traz provocações e pode agregar novos detalhes na versão final. Assim, será possível documentar o esforço total de cada colaborador em uma atividade, identificando oportunidades de otimização, eliminando redundâncias e introduzindo uma visão mais estratégica na gestão de procedimentos.</li>
<li>Identificação de oportunidades: após o entendimento do estado atual, temos os insumos necessários para questionar a forma como executamos as etapas e como estamos extraindo valor de cada uma delas. Simplificação, essa é a chave para a diminuição do tempo que empenhamos em atividades de baixo valor agregado. Fazendo alusão ao diagrama de Pareto, 80% dos resultados derivam de 20% dos nossos esforços, então mais do que executar a demanda, precisamos nos questionar frequentemente sobre quais necessidades estamos atendendo e se existem melhores formas de chegar ao mesmo resultado. É de extrema importância o alinhamento com os clientes internos e externos, pois os cotovelos entre áreas são fatores a serem considerados, hipótese em que podemos resolver gargalos através da comunicação. Ao avaliar todas as oportunidades, volte ao mapeamento e descreva a proposta de modelo futuro. Não se preocupe com a perfeição, ela provavelmente não será alcançada, por isso melhoramos continuamente. Tente, corrija, entenda e melhore, isso faz parte do seu processo evolutivo, esse é o caminho para acertar.</li>
<li>Controles e indicadores: medir os resultados é importante para validar a hipótese que você formulou como proposta de modelo futuro. A depender do contexto, questões como o tempo da tarefa, quantidade de demanda, números de recursos alocados e quantidade de retrabalho, são ótimos indicadores de desempenho. Para engajarmos os atores dessa mudança, precisamos evidenciar os ganhos esperados através das métricas estabelecidas no estado anterior e, sempre que possível, superadas no estado futuro. Mudar leva tempo, precisamos justificar os benefícios dessa iniciativa.</li>
<li>Consolidação e avaliação dos resultados: depois do período de testes, chegou a hora de consolidar as lições aprendidas. Esse é o momento de reflexão do time, definindo quais pontos foram positivos ou negativos. Você vai perceber que muitas das certezas iniciais se tornaram equívocos, bem como outras dúvidas se mostraram mais próximas do ideal, isso já é um benefício. Por meio dos indicadores estabelecidos na etapa anterior, será possível medir o impacto das mudanças e decidir o que vale a pena ser mantido, quais seus custos e se o houve aumento no desempenho e qualidade do time.</li>
<li>Documentação: ao chegarmos na versão atual, padronizar e documentar a execução do trabalho é um excelente meio para assegurar a qualidade. Com essa ação, formalizamos os ganhos alcançados e, com os controles e indicadores do processo, fomentamos uma gestão mais preventiva. Ademais, a documentação ajuda a equipe a treinar os novos colaboradores dentro dos padrões de qualidade estabelecidos pela área. O conhecimento documentado é um ativo do departamento, um eterno manual de consulta e responsabilidade de todos, para todos. Assim, compreendemos os benefícios dessa aplicação nos fluxos jurídicos, com etapas pensadas para melhorar a forma como executamos as atividades diárias do departamento.</li>
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Reflita sobre quais são as suas necessidades e utilize os métodos da engenharia de processos como guia para os objetivos do seu departamento. Propositalmente, não foram mencionados ferramentas, cursos ou materiais técnicos complementares ao longo do artigo, embora todos esses fatores sejam importantes para o desenvolvimento profissional. 
Não é necessário tornar-se um engenheiro, a menos que esse seja o seu desejo. A intenção é catalisar a multidisciplinaridade necessária no departamento, contribuindo para a evolução profissional de todos os envolvidos. Esse é um convite ao leitor, com o objetivo de olharmos para as práticas de excelência em diversos setores, absorver conhecimento moldável ao nosso contexto e continuamos a evoluir.
À medida que nos afastamos das formalidades representadas pelas gravatas, nos consolidamos como aliados nas definições estratégicas do negócio. Mais do que juridiquês e burocracias, somos capazes de agregar valor e caminhar ao lado do cliente, entendendo suas necessidades e contribuindo para o sucesso da empresa.
Incentivando o debate e promovendo a pluralidade das ideias, estamos nos distanciando dos estereótipos atrelados aos ternos e o uso reiterado do verbo “depende”. Queremos redefinir o papel do advogado, demonstrando que podemos ser muito mais do que solucionadores de problemas legais. Estamos aqui para agregar valor, para sermos agentes de transformação, impulsionando o sucesso de nossas empresas e, consequentemente, o sucesso do departamento jurídico.

feb02 (1)

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JOTA

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