Opinião e Análise

Taylise Catarina Rogério Seixas

O mundo jurídico está em constante evolução, e com o avanço da tecnologia e a crescente demanda por eficiência, Legal Operations surgiu como um novo campo de atuação. Este conceito, que já <a href="https://www.jota.info/opiniao-e-analise/colunas/legal-business/legal-ops-deixou-de-ser-excecao-agora-e-regra-06042023">deixou de ser </a><a href="https://www.jota.info/opiniao-e-analise/colunas/legal-business/legal-ops-deixou-de-ser-excecao-agora-e-regra-06042023">exceção</a><a href="https://www.jota.info/opiniao-e-analise/colunas/legal-business/legal-ops-deixou-de-ser-excecao-agora-e-regra-06042023"> – é </a><a href="https://www.jota.info/opiniao-e-analise/colunas/legal-business/legal-ops-deixou-de-ser-excecao-agora-e-regra-06042023">regra</a> – , representa uma abordagem inovadora para a estratégia, gestão e operação de departamentos jurídicos e escritórios de advocacia.
Legal Ops engloba <a href="https://cloc.org/what-is-legal-operations/">12 competências fundamentais</a>, cada uma focada em um aspecto crucial de gestão. Entre essas competências, destaca-se a de Practice Operations (Operações Práticas), um pilar essencial para a otimização da prática e operação jurídica no cenário atual.
E então, o que são as Operações Práticas? Imagine que seu escritório de advocacia é como uma orquestra. As Operações Práticas realizariam o papel de um maestro, garantindo que todos os instrumentos (neste caso, pessoas e processos internos) estejam em harmonia, produzindo a melhor performance possível.
Segundo Lamb e Klevit (2017), "as operações práticas envolvem a otimização de processos, tecnologias e recursos para melhorar a eficiência e eficácia da prestação de serviços jurídicos". Em essência, as Operações Práticas buscam responder a uma pergunta fundamental: como podemos realizar nosso trabalho de forma mais eficiente para alavancar a qualidade dos serviços prestados? Para ajudar a responder essa pergunta, vejamos os principais elementos desta competência:
<ul>
<li>Padronização de procedimentos: envolve a criação de protocolos claros e detalhados para todas as operações dentro do escritório. Isso assegura que todos os membros da equipe sigam os mesmos passos e utilizem os mesmos critérios ao realizar suas tarefas, o que garante que o resultado seja consistentemente preciso.</li>
<li>Criação e implementação de boas práticas: a integração da multidisciplinaridade é fundamental neste processo. Ao incorporar as melhores práticas de diversas áreas do conhecimento ao campo jurídico, promovemos uma sinergia que potencializa soluções inovadoras e eficazes.</li>
<li>Gestão de processos e fluxos de trabalho: esta abordagem envolve a definição clara de objetivos e a implementação de estratégias para alcançá-los. Ao mapear processos e identificar os caminhos mais diligentes, é possível minimizar atrasos e obstruções, garantindo que todas as tarefas sejam concluídas de forma rápida e segura.</li>
<li>Uso de tecnologia para otimizar operações: consideramos a tecnologia como um "turbo" para alcançar uma gestão jurídica de alta performance. A implementação de ferramentas tecnológicas avançadas permite aos advogados aumentar sua produtividade, reduzir o tempo de execução das tarefas e diminuir a incidência de erros.</li>
</ul>
A integração competente desses quatro elementos é fundamental para o sucesso das operações práticas, até mesmo como um elo para com a controladoria jurídica. Juntos, eles formam uma abordagem holística para melhorar a qualidade dos serviços jurídicos.
No cenário atual das operações jurídicas, a evolução tecnológica e a crescente demanda de "mais por menos" têm impulsionado várias tendências transformadoras. As operações práticas estão cada vez mais focadas na otimização de processos e na implementação de tecnologias avançadas para melhorar a entrega de serviços jurídicos.
Essas tendências refletem uma mudança significativa na maneira como as equipes jurídicas gerenciam suas atividades diárias, buscando não apenas atender às necessidades imediatas de seus clientes internos e externos, mas também antecipar desafios e oportunidades futuras. A seguir, exploraremos cinco dessas principais tendências:
<ol>
<li>Plataformas de colaboração: com o aumento do trabalho remoto, essas plataformas se tornaram o novo escritório (virtual), permitindo que equipes trabalhem juntas, mesmo estando fisicamente distantes.</li>
<li>Gestão de projetos: a gestão de projetos jurídicos tornou-se uma prática cada vez mais adotada por advogados, que utilizam essas técnicas para aprimorar a excelência operacional e o controle de custos em seus casos e projetos.</li>
<li>Automação de documentos: a automação documental está revolucionando a maneira como os contratos são elaborados, aproximando-nos de um cenário onde a criação de documentos jurídicos pode ser significativamente automatizada, aumentando a agilidade e reduzindo a margem de erro.</li>
<li><a href="https://www.jota.info/tudo-sobre/inteligencia-artificial?non-beta=1">Inteligência artificial</a> e aprendizado de máquina: a IA não é mais coisa de filme de ficção científica; ela já é uma realidade no campo jurídico, auxiliando advogados na previsão de resultados de litígios e na revisão de contratos de forma rápida e eficiente, entre outras aplicações práticas.</li>
<li>Análise de dados: dados são o novo petróleo (clichê, mas não à toa); a capacidade de extrair e analisar dados está transformando a tomada de decisões nos departamentos jurídicos. Essa habilidade permite decisões mais informadas e ágeis, potencializando os resultados das estruturas jurídicas.</li>
</ol>
Apesar de a tecnologia não ser sinônimo de inovação, de acordo com o relatório Future Ready Lawyer Survey 2022 da Wolters Kluwer, 63% dos escritórios de advocacia relataram que a implementação de novas tecnologias é uma das principais prioridades para melhorar a eficiência operacional.
Essa mudança metodológica permite uma gestão mais ágil e precisa dos processos, minimizando gargalos e maximizando a produtividade. Com estruturas otimizadas, as equipes podem responder mais rapidamente às demandas internas e externas, garantindo uma execução fluida e coordenada das tarefas.
Além disso, a integração dessas operações fortalece a aliança entre as práticas jurídicas e os objetivos estratégicos da empresa. Isso resulta em uma melhor alinhamento entre as áreas jurídicas e outros departamentos, facilitando uma comunicação mais efetiva e uma colaboração mais estreita. Esse cenário promove um entendimento mais profundo das necessidades empresariais e a capacidade de antecipar riscos e oportunidades legais com maior precisão.
Finalmente, a implementação das operações práticas contribui para uma melhoria na satisfação dos clientes e stakeholders. Ao melhorar a entrega de serviços jurídicos e garantir resultados mais consistentes e de alta qualidade, as empresas podem fortalecer sua reputação no mercado. Isso não apenas atrai novos clientes, mas também ajuda a reter os existentes, criando uma base sólida para o crescimento e sucesso a longo prazo.
Deste modo, podemos sumarizar quatro benefícios e desafios dessa competência/área funcional:
<table width="605">
<tbody>
<tr>
<td width="303">Benefícios</td>
<td width="302">Desafios</td>
</tr>
<tr>
<td width="303">Aumento da eficiência operacional</td>
<td width="302">Adaptação de processos existentes</td>
</tr>
<tr>
<td width="303">Melhoria na qualidade dos serviços jurídicos</td>
<td width="302">Resistência à mudança</td>
</tr>
<tr>
<td width="303">Redução de custos</td>
<td width="302">Necessidade de investimento em tecnologia</td>
</tr>
<tr>
<td width="303">Maior satisfação dos clientes</td>
<td width="302">Capacitação da equipe</td>
</tr>
</tbody>
</table>
Então podemos criar uma espécie de passo a passo de como começar nesse tema:
<ol>
<li>avalie sua situação atual;</li>
<li>defina objetivos claros;</li>
<li>envolva sua equipe;</li>
<li>comece pequeno;</li>
<li>invista em tecnologia adequada; e</li>
<li>monitore e trabalhe com melhoria contínua. O simples, mas que certamente fará toda diferença.</li>
</ol>
O 2022 State of Legal Operations Survey do Corporate Legal Operations Consortium (CLOC) revela que 67% das organizações que implementaram iniciativas de Legal Operations começaram com projetos-piloto em áreas específicas antes de expandir para toda a organização. Então anote essa dica: <a href="https://www.jota.info/opiniao-e-analise/colunas/legal-business/pense-grande-e-comece-pequeno-06072023">pense grande e comece pequeno</a>!
Estamos no limiar de uma nova era na prática jurídica. As Operações Práticas são mais do que uma tendência passageira – já que vimos um histórico consolidado e robusto da controladoria jurídica. São o futuro da advocacia assertiva e centrada no cliente. Está na hora de abraçar essa mudança e liderar o caminho para um futuro jurídico mais eficiente e eficaz. Afinal, no mundo da advocacia atual, não basta ser bom – é preciso ser estratégico e parceiro de negócios!
<hr />
[1] ALTMAN WEIL. 2022 Chief Legal Officer Survey. 2022.
[2] CLIO. 2022 Legal Trends Report. 2022.
[3] CONNER, M. CLOC Core 12 Competencies. Corporate Legal Operations Consortium, 2021.
[4] CORPORATE LEGAL OPERATIONS CONSORTIUM (CLOC). 2022 State of Legal Operations Survey. 2022.
[5] HEINEMAN JR., B. W. The Inside Counsel Revolution: Resolving the Partner-Guardian Tension. Ankerwycke, 2016.
[6] INTERNATIONAL LEGAL TECHNOLOGY ASSOCIATION (ILTA). ILTA's 2022 Technology Survey. 2022.
[7] LAMB, S.; KLEVIT, L. Legal Operations: Getting More From In-House Legal Departments and Their Outside Counsel. CreateSpace Independent Publishing Platform, 2017.
[8] SUSSKIND, R. Tomorrow's Lawyers: An Introduction to Your Future. 2ª ed. Oxford University Press, 2017.
[9] WOLTERS KLUWER. Future Ready Lawyer Survey 2022. 2022.

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