Opinião e Análise

Isabela Câmara de Mesquita

Matheus Rodrigues

Rodrigo Trindade

Thágina Belo

A área de <a href="https://www.jota.info/tudo-sobre/legal-ops">Legal Operations</a> possui a missão de potencializar a eficiência, eficácia, produtividade e modernizar a gestão das atividades e fluxos jurídicos através da utilização de ferramentas tecnológicas, gerenciais e operacionais. Ela chega para revolucionar o mercado jurídico, trazendo uma habilidade muito presente em profissionais de outras áreas, mas tão escassa nos profissionais do Direito: a multidisciplinaridade.  
É essa multidisciplinaridade que combate uma das maiores causas de ineficiência em estruturas jurídicas, qual seja, ter advogados que foquem apenas na elaboração de teses impecáveis, mas sem olhar para a gestão do seu tempo, suas finanças, seus fluxos de trabalho e a operação como um todo. 
Por isso, a atuação do profissional de Legal Ops deve ser vista como estratégica, pois permite a implementação de ferramentas de gestão nas mais diversas áreas do Direito, do consultivo ao contencioso. Especialmente na área de contratos, muitas vezes vista como uma etapa burocrática e morosa dentro do processo de uma empresa, esse profissional pode fazer a diferença. 
Sabemos que cabe ao advogado contratualista entender o seu papel de indicar os riscos e proteger de forma eficiente seu cliente interno, propondo soluções criativas para viabilizar e fomentar os negócios da empresa em que está inserido, deixando de lado o estigma de ser o departamento do “não”. 
Contudo, para que esta eficiência seja possível, independentemente de a área de contratos atender a uma pequena empresa ou a uma multinacional, os processos e fluxos contratuais precisam estar organizados e controlados, fator que impactará diretamente na percepção daquele que move a atuação do advogado: o cliente. 
Não é incomum que um advogado contratualista, ao longo de sua atuação, se depare com questionamentos como: “não sei quem procurar”, “não sei quanto tempo leva”, “mas por que preciso passar para o Jurídico?”. Essas questões prejudicam a imagem do Jurídico e o desenvolvimento dos negócios da empresa, que continuarão acontecendo mesmo que sem o apoio do Jurídico para perceber os riscos e alternativas. 
Assim, a área de Legal Ops pode apoiar na adoção de estratégias para aproximar o Jurídico interno às áreas de negócio, dando maior visibilidade do departamento, seus profissionais, áreas de atuação e entregas. Nesse sentido, algumas ações possíveis são:
<h3>Criar uma 'página do Jurídico' na intranet da empresa</h3>
Essa página poderá servir para disseminar o conhecimento e como apoio nas solicitações das áreas, trazendo informações como: 1) quem os usuários devem procurar para consultar sobre determinados assuntos; 2) como solicitar contratos e pareceres; 3) perguntas frequentes (FAQ); 4) documentação pública (contrato social/estatuto social); 5) procurações; 6) minutas contratuais padronizadas; 7) treinamentos e materiais para capacitar o cliente interno sobre o fluxo de contratações; entre outras informações pertinentes do Jurídico.
<h3>Maior previsibilidade sobre as demandas</h3>
Dar previsibilidade sobre a demanda, permitindo sua rastreabilidade e visibilidade do tempo necessário à conclusão (considerando todas as etapas do fluxo) reduz o incômodo e possíveis reclamações das áreas solicitantes. Destaca-se a solução de implementar um software jurídico que possibilite a criação de um workflow, considerando a abertura de solicitação de elaboração ou revisão contratual, gestão das demandas e – principalmente – um local seguro para o armazenamento e gestão dos contratos firmados. 
Demonstrar transparência sobre o ciclo de vida do processo de elaboração contratual, ou seja, o tempo que decorre da abertura de uma demanda contratual até a efetiva assinatura do documento. Desta forma, as expectativas com os clientes internos são alinhadas, e eles saberão que, nem sempre, a demanda “está parada com o Jurídico”, mas é importante que esses prazos estejam alinhados com as expectativas do cliente interno e que leve em consideração a complexidade da revisão. 
<h3> Visual Law</h3>
Lembre-se, o visual é muito importante. Investir em um modelo de documento que apresente informações de forma clara, didática e objetiva é fundamental para garantir a leitura, o entendimento, o uso e o engajamento das demais áreas.  
O Visual Law nos contratos poderá auxiliar na aceitação de minutas-padrão e na diminuição das negociações com parceiros e fornecedores, pois além de mais visual e objetiva, a minuta se torna mais palatável e confortável aos fornecedores e clientes. É o design cumprindo seu propósito de facilitar a vida das pessoas. 
Porém, não é apenas nos contratos que o Visual Law pode ser aplicado. Quantas vezes você recebeu algum questionamento sobre “quem pode assinar tal documento”? Uma procuração com Visual Law aplicado, também auxiliará àqueles que não tem conhecimento jurídico a sentirem-se mais inseridos e autônomos dentro de suas áreas. 
<h3> Gestão de dados e indicadores</h3>
Conhecer as suas demandas e dados gerados na operação em que está inserido também é importante para ter um olhar mais estratégico e identificar os pontos de ineficiência – isso é ser um Jurídico Data Driven (orientado por dados). Assim, a elaboração e gestão de indicadores (KPIs) que acompanhem as entregas do Jurídico, volume de demandas (semanal/mensal/anual) e prazos é essencial para conhecer o seu departamento e poder avaliar melhorias, por exemplo: a necessidade de contratar novos profissionais ou assessorias externas para apoio ou de realocar recursos em outras atividades. 
Da mesma forma, saber quais as áreas que mais demandam e os tipos de contratos mais solicitados ajuda o Jurídico a ter uma maior proximidade com os demais departamentos e uma melhor gestão. Pois sabendo as áreas que mais demandam, o Jurídico será mais estratégico nas decisões sobre como e em quais projetos das áreas apoiar. 
<h3> Conhecer o business da companhia</h3>
Em complemento às sugestões acima, um dos fatores mais importantes para o Jurídico, seja interno ou externo, é estar próximo das áreas envolvidas no seu processo de contratação e conhecer o seu cliente e seu produto ou serviço. Dessa forma, a entrega jurídica estará mais alinhada aos objetivos estratégicos da companhia.  
Além disso, conhecer e trocar experiências com os demais departamentos da empresa irá auxiliar o Jurídico a se conectar com a operação, e poderá gerar insights e soluções interessantes. Por exemplo, a atuação de um departamento de processos e melhorias contínuas pode auxiliar no mapeamento das atividades e na criação de procedimentos, seja através de uma área estruturada que apoia o Jurídico nas implementações multidisciplinares, seja através do auxílio daquela colega da Contabilidade, da TI ou até o especialista em dados. 
E lembre-se, alguém já teve a mesma dor que a sua, já esteve atrás da mesma solução. Por isso, a melhor ferramenta para ter um Jurídico eficiente e conectado ao negócio é fazer networking e participar de comunidades com o mesmo propósito. Pois, tratando-se de uma área relativamente nova no Brasil, é importante que haja essa conexão entre os profissionais de Legal Ops com a troca de boas práticas, visando o desenvolvimento e o fortalecimento dessa “nova” área do Direito.

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JOTA

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