Opinião e Análise

Ana Beatriz Graça Couto

Bruno Feigelson

Débora Nogueira

Sigmund Freud definiu que três eram os ofícios impossíveis: educar, psicanalisar e governar. Certamente “gerir” não estava na lista em decorrência do ano em que foi escrito. Quando se está em um Jurídico, o desafio da gestão é duplo. Há que se gerir o seu time e fornecedores, com suas próprias equipes, em busca dos melhores resultados para a companhia.
O presente artigo explora as abordagens estratégicas e as melhores práticas na gestão e relacionamentos com parceiros e fornecedores, garantindo que estejam alinhadas aos objetivos da área e que contribuam para a eficiência em um sentido geral.
<h3>Compreendendo a gestão de parceiros e fornecedores</h3>
A gestão de parceiros e fornecedores dentro da estrutura de <a href="https://www.jota.info/tudo-sobre/legal-operations">Legal Operations</a> envolve a seleção, contratação e gerenciamento de relacionamentos com terceiros que apoiam os objetivos estratégicos do Jurídico. Não se trata apenas de gestão de custos, mas de construção de relacionamentos que agreguem valor, impulsionem a inovação e aprimorem a capacidade do departamento.
É de se notar que tratando-se de uma área, a maior necessidade é o auxílio na execução de atividades jurídicas operacionais e estratégicas. Em tal contexto, o principal fornecedor é o escritório de advocacia. Até bem pouco tempo atrás, os orçamentos das estruturas jurídicas eram direcionados quase em sua totalidade aos escritórios. Hoje, apesar de liderarem a lista de contratações, novos players passaram a surgir.
Em termos globais, especialmente onde há mais desregulamentação do mercado jurídico, o que se observa, diferente do Brasil, é que o market share das Big Laws é tomado por estruturas maiores ainda, como é o caso das Big Four. Assim, se observa um duplo movimento, players menores e maiores movimentando o ambiente até então seguro das Big Laws.
Desde a crise de 2008, o cenário começou a mudar. No Brasil, em especial, com a jabuticaba chamada “contencioso de volume”, observa-se uma busca intensa por eficiência. A verdade é que as demandas crescem de maneira exponencial, os orçamentos dos jurídicos diminuem ano após ano e a expectativa é por entregas imediatas.
Em tal contexto, surge toda uma gama de novos parceiros. A tecnologia passa ser o fator determinante para os novos fornecedores. Surgem os prestadores de serviços jurídicos alternativos, o que se convencionou chamar de Alternative Legal Service Providers (“ALSPs”) fora do Brasil. No âmbito brasileiro, as startups que oferecem soluções inovadoras e/ou tecnológicas para o segmento jurídico são denominadas <a href="https://www.jusbrasil.com.br/artigos/o-que-sao-legaltechs-e-lawtechs/883319147">lawtechs</a>. Tais prestadores de serviços também passaram a integrar o rol de fornecedores dos Jurídicos.
<h3>Alinhando parcerias aos objetivos estratégicos</h3>
Uma gestão eficaz começa com o alinhamento entre as parcerias e fornecedores aos objetivos estratégicos do Jurídico. Isto significa compreender as atividades principais da organização e identificar como parceiros e fornecedores podem complementar estas áreas para criar sinergia e impulsionar a eficiência.
A seguir, serão especificados elementos-chave para uma gestão efetiva:
<ul>
<li>Defina as suas necessidades: Inicialmente, devem ser compreendidas de forma abrangente as necessidades da área, bem como da organização. Nesse ponto, é importante que seja feito um mapeamento das áreas nas quais existe espaço para que parceiros e fornecedores externos agreguem valor, seja em questões relativas à própria expertise jurídica, ou até mesmo no âmbito de suporte, operações, soluções tecnológicas e consultoria. Isso garante uma abordagem coesa aos compromissos externos e contribui para o sucesso amplo.</li>
<li>Processo de seleção: É recomendável desenvolver uma estrutura de seleção baseada em critérios objetivos, como experiência em domínios jurídicos específicos, capacidades de integração tecnológica, relação custo-benefício e alinhamento com a cultura organizacional. A utilização de uma abordagem pré-definida como Request for Proposal (“RFP”) para solicitação de propostas direcionadas e detalhadas, auxilia na seleção de um parceiro com maior potencial de atendimento à entrega esperada, além de assegurar um processo mais transparente e equânime.</li>
<li>Gestão de risco e compliance: Para o processo de contratação, é necessário que seja realizada uma due diligence completa do parceiro, para garantir a devida conformidade legal e regulamentar, estabilidade financeira e capacidade de entrega. Em um momento posterior, é importante que seja feito um processo de auditoria e revisão dos fornecedores, a fim de certificar a conformidade contínua e devido gerenciamento de riscos potenciais.</li>
<li>Métricas de performance e KPIs: Definir KPIs (Key Performance Indicator, ou Indicador-chave de desempenho em tradução livre) claros, alcançáveis e mensuráveis, como prazos de entrega, percentuais de assertividade e grau de inovação agregada ao serviço ou produto auxiliam no acompanhamento de performance.</li>
<li>Colaboração e fomento a uma relação de parceria: Incentivar e promover uma abordagem de parceria ao invés de uma mera relação transacional, auxilia na melhoria da entrega. O enfoque na comunicação, transparência, resolução conjunta de problemas e objetivos partilhados, estabelece um vínculo mais forte, gerando maior sentimento de reciprocidade. Para tanto, é recomendável a adoção de reuniões regulares para feedback, discussão sobre o projeto implementado, desafios e oportunidades, bem como plataformas de colaboração, garantindo assim melhoria contínua e alinhamento de expectativas.</li>
<li>Gestão de custos e otimização de resultados: É importante que seja adotada uma abordagem baseada no valor para a aquisição de determinado produto ou serviço, concentrando-se no valor total entregue e não apenas no custo. Negocie termos que refletem uma alocação justa de riscos e recursos, incentivando a eficiência e a inovação.</li>
</ul>
<h3>Mantendo uma boa gestão de parceiros e fornecedores</h3>
Gerir uma gama diversificada de parceiros e fornecedores pode ser um desafio, especialmente em uma área como a jurídica, na qual é necessária uma consistência de entrega e boa gestão de riscos. No entanto, estes desafios também apresentam oportunidades para refinar os critérios de análise de performance, melhorar as estratégias de negociação e reforçar os mecanismos de conformidade.
A partir da utilização dos mecanismos citados nos tópicos acima, se assegura a análise dos parceiros e fornecedores baseada em dados. Com tal análise, torna-se possível identificar problemas operacionais, riscos, oportunidades e, a partir disso, tomar uma decisão devidamente embasada com relação à renegociação ou expansão de contrato, por exemplo.
Ademais, a adoção de uma mentalidade de melhoria contínua é crucial para ambas as partes na relação, ou seja, Jurídico e parceiro ou fornecedor. Solicitar feedbacks regulares para identificar de forma contínua pontos de melhoria, sempre estar atento ao cenário jurídico e às necessidades do mercado, bem como reavaliar constantemente as entregas.
O mundo está em constante mudança, por consequência, as dores e demandas das organizações e áreas também. Nesse cenário, parceiros e fornecedores precisam sempre se aprimorar para não serem atropelados pela concorrência. Por outro lado, os Jurídicos devem estar abertos para reavaliar, realinhar e inovar as suas parcerias e estratégias com fornecedores, a fim de permanecerem eficientes no atendimento às demandas do mercado.
A gestão eficaz de parceiros e fornecedores é essencial para o sucesso estratégico das estruturas jurídicas. Ao selecionar e gerir cuidadosamente estas relações, assegura-se não apenas o atendimento às demandas atuais, mas a antecipação e preparação para desafios futuros. A adoção de uma abordagem estratégica, colaborativa e baseada em dados leva ao sucesso constante, agregando para o valor total entregue pelo departamento à organização como um todo.

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JOTA

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