Opinião & Análise

Empresas

Sistema de compliance e canal de denúncias

A denúncia de boa-fé fortalecendo a conformidade empresarial

Pró-Ética
Crédito: Pixabay

Um sistema de compliance sério e genuíno é vital para a longevidade e a sustentabilidade empresarial. Trata-se, em nossa leitura, de ativo-chave para a empresa, especialmente em face da multiplicação de riscos no ambiente de mercado contemporâneo.1 Não é preciso mirar muito longe para vislumbrar as consequências que a falta – ou a frouxidão – de sistemas de conformidade ocasionaram e ocasionam. As investigações no âmbito da operação Lava Jato – e seus inúmeros desdobramentos – estão aí para corroborar essa afirmação.

O atual panorama de mercado evidencia consumidores mais críticos e bem informados, que buscam adquirir produtos e serviços não apenas em razão da marca, mas passam a levar em conta em suas escolhas a integridade e a responsabilidade da empresa que presta ou desenvolve o produto e/ou serviço. O mesmo se infere sob a ótica dos investidores, que cada vez mais pautam seus investimentos analisando indicadores de conformidade, dando preferência para empresas que perseguem o lucro de maneira sustentável, que atuam baseadas em valores íntegros, aderentes ao espírito da ética empresarial.

Para além da preservação dos negócios, um robusto sistema de conformidade transmite ao mercado a mensagem positiva de que o agente econômico zela e se preocupa com as externalidades de suas atividades, diligenciando por um comportamento vigilante e em conformidade com as normas e regras do jogo. Conformidade e integridade são vetores que atraem a boa reputação empresarial e influenciam favoravelmente as relações de mercado sob um prisma holístico, tendo em vista uma miríade de campos de afetação (i.e., interação da empresa com consumidores, fornecedores, distribuidores e demais parceiros de negócios). Sublinhamos: o comportamento empresarial genuinamente aderente à matriz da integridade se traduz em vantagem competitiva.

Considerando esse pano de fundo, objetivamos discorrer, mesmo que sinteticamente, sobre uma ferramenta que deve integrar o sistema de compliance e que, em nosso modo de ver, se não uma das principais, é uma ferramenta de suma valia para contribuir com a organização no mapeamento e prevenção de problemas, bem como na identificação e no tratamento antecipado de riscos e contingências. Trata-se do Canal de Denúncias. Obviamente que adaptado para a realidade de cada organização, esse Canal deve assegurar que o colaborador – incluindo o acesso a terceiros se se pretende a maior utilidade e efetividade da ferramenta – possa reportar eventuais suspeitas e/ou incidentes de modo seguro e livre de represálias. Para o Canal render bons frutos, é determinante que se construa uma atmosfera saudável para o seu uso, a qual estimule denúncias sobre práticas e/ou suspeitas que possam comprometer as atividades da organização.2 A garantia da não retaliação para o denunciante de boa-fé, bem como a segurança quanto ao tratamento confidencial da denúncia, são condições imperativas, sob pena de desincentivar o uso do Canal, levando-o, em situações limítrofes, a uma disfuncionalidade ou até mesmo a uma inutilidade extrema.

Nunca é demais frisar: o Canal deve contar com o suporte inequívoco da alta administração, para além do claro apoio do diretor de compliance nessa agenda. A divulgação ampla e a comunicação transparente para o correto uso desse Canal constituem-se elementos de primeira ordem para o êxito na sua implantação e funcionamento. É igualmente oportuno que o Canal esteja disponível de maneira permanente (24h/7d) e a sua disseminação e utilização seja possível mediante diferentes meios (e.g., telefone, e-mail, aplicativos, presencialmente), ganhando força o uso da tecnologia para contribuir com fórmulas práticas e criativas de difusão. A estruturação e a operacionalização desse Canal requerem profissionalismo e cautela para não gerar distorções funcionais e estruturais. Nesse sentido, por exemplo, deve-se ter o cuidado para não criar um instrumento desmotivador, cujo uso se inviabilize pelo receio de retaliação, pela insegurança no tocante à preservação de sigilo e confidencialidade, pela descrença de sua efetividade ante uma estrutura engessada e não responsiva, ou ainda pelo uso inadvertido do Canal em face de seu propósito.

No que concerne à prestação de contas, é importante que o denunciante receba esclarecimentos a respeito do andamento da denúncia, denotando credibilidade, seriedade e compromisso da empresa na apuração, sempre dentro dos limites aplicáveis para não comprometer as investigações. Há diversas maneiras de estruturar o recebimento e o tratamento da denúncia. À guisa de exemplo, uma possibilidade consiste no estabelecimento da denúncia anônima, cujo processamento é feito por meio de terceiro independente, encarregado de receber e realizar o primeiro filtro do insumo recebido. É importante que esse terceiro seja dotado de capacitação e estrutura para processar e reagir de modo célere à denúncia, confeccionando relatórios claros, embasados e objetivos.3

O procedimento de apuração da denúncia pode variar. Em princípio, dentre os diversos protocolos de gestão e operacionalização, um mecanismo funcional e exequível consiste no encaminhamento do relatório do terceiro independente para o diretor de compliance e sua equipe, que, a seu turno, ficam incumbidos por analisar minuciosamente o material, avaliando se, ante o nível de criticidade, a situação demanda reporte imediato para a alta administração.4 A depender do caso, pode se fazer urgente o início de uma investigação coordenada, com esforços interno e externo de diligência e auditoria, com a finalidade de se obter resultados mais sinérgicos, robustos e consistentes.

Em se tratando da reação empresarial face à denúncia, enxergamos, no mínimo, duas importantes vertentes a se considerar. A uma, as providências devem ser tomadas de forma ágil e responsiva, com retorno objetivo para o denunciante de boa-fé, sob pena de suscitar desconfiança quanto à efetividade do Canal de Denúncias. A duas, a reação à denúncia deve ser feita de maneira estruturada e diligente, com esforços dedicados para sua apuração. Nesse particular, é importante a celeridade na tomada de decisão após o devido processamento da denúncia. Supondo uma denúncia que leve ao desnudamento do ilícito, uma reação empresarial que siga em ritmo vagaroso e não comprometido pode significar a amplificação de efeitos deletérios sobre a empresa e, eventualmente, sobre o mercado e a sociedade. Nessa hipótese, a organização pode deixar de aproveitar uma valiosa janela de oportunidades, quer para fazer cessar os efeitos do ato irregular que lhe traz prejuízos, quer para tratar efetivamente dos danos que causou ou que lhe foram causados, quer ainda para a tomada de providências visando minimizar o risco de reiteração da conduta, quer, ainda mais, para uma possível colaboração de boa-fé com as autoridades competentes.5

Caminhando para nossas considerações finais, advertimos: o Canal de Denúncias será inócuo se não houver suporte, incentivo e comunicação sobre sua existência, uso e funcionamento. Deve haver compromisso integral da empresa na minuciosa apuração dos fatos e na respectiva resposta às denúncias recebidas. Sob essa ótica, o Canal de Denúncias, nos moldes descritos nessas breves linhas, se soma às demais “tecnologias” do sistema de conformidade empresarial, representando aliado chave e estratégico da organização para sua governança sustentável, pautada em uma atuação ética e íntegra.

Com essa postura e comprometimento, ganha a empresa, que dispõe de uma ferramenta crível e efetiva para identificação de problemas e contingências, a qual, como visto, viabiliza a investigação e o tratamento direcionados no intuito de minorar danos financeiros e reputacionais, para além de contribuir com a preservação da higidez corporativa. Ganha também, em determinadas circunstâncias, o mercado, a sociedade e as instituições, dado que a denúncia pode culminar com a descoberta de um ilícito grave e com efeitos difusos e coletivos, que, por sua vez, pode motivar o agente econômico de boa-fé a tratar e remediar tal ilícito, de maneira tempestiva e efetiva, reportando-o sob um genuíno espírito de colaboração para os reguladores, contribuindo, ao fim e ao cabo, para desbaratar a infração e evitar a extensão de danos e limitar a perda de bem-estar.

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1 Esse sistema desempenha relevante papel ao considerar que a empresa pode responder pelos ilícitos praticados por terceiros (vide diplomas nacionais anticorrupção e antitruste sob a lógica da responsabilidade objetiva). Um sistema de compliance robusto minimiza o risco da ocorrência da ilicitude, ainda que não a anule. O seu objetivo primário é incutir na organização a cultura da conformidade, tendo como viga-mestra a prevenção. A finalidade é prevenir, ou então diminuir a ocorrência de ilícitos. Na eventualidade do ilícito se concretizar, espera-se que o sistema disponha de mecanismos efetivos que permitam a detecção célere e eficaz da irregularidade, de modo a devidamente tratá-la e remediá-la, minorando o impacto dos danos.

2 Vale esclarecer: o Canal de Denúncias é meio apto para receber os mais variados tipos de denúncias de supostas práticas e atitudes que afetam ou podem afetar a integridade e o andamento das atividades da empresa, incluindo condutas que podem afetar o clima ético e a atmosfera interna da organização (e.g., assédio, discriminação, furto etc.). Nesse horizonte, há uma carga abrangente quanto à funcionalidade do Canal para apuração de diversas práticas, que geralmente são segmentadas e filtradas conforme a sua natureza e conforme as preferências e necessidades da organização. Ademais, a denúncia pode envolver não apenas a empresa na perspectiva de infrator, como também pode retratar a empresa como vítima de determinada conduta.

3 Como mencionado, há diversas formas de estabelecer o Canal de Denúncias. Para estruturas empresariais mais enxutas, por exemplo, a contratação de terceiro independente pode não ser viável, podendo ser possível, como alternativa, internalizar na empresa uma estrutura específica responsável por zelar pela apuração e tratamento das denúncias.

4 Novamente, em linha com a nota anterior, o encaminhamento do assunto pode variar dentro da organização, a depender da governança, das necessidades e da estrutura empresarial. De qualquer maneira, é fundamental que haja atenção plena e tratamento sério às denúncias recebidas, zelando e garantindo o seu processamento e respectiva reação.

5 Neste aspecto, vale observar que quanto mais celeridade houver na cooperação com o regulador, via de regra, melhores tendem a ser as oportunidades e os benefícios para a empresa, seja no que se refere aos instrumentos de colaboração disponíveis, seja no que diz respeito à isenção ou atenuação de penalidades, a depender da legislação sob a qual a conduta ilícita for tipificada, por exemplo.


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