Ana Robortella

A dinâmica operacional dos escritórios de advocacia, especialmente os de pequeno porte, frequentemente coloca os advogados frente a um desafio multifacetado: equilibrar a dedicação às atividades jurídicas substantivas com a gestão eficiente das operações administrativas. Nesse contexto, a Controladoria Jurídica emerge como uma solução estratégica, centralizando e organizando essas atividades de maneira sistemática e eficiente.
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A Controladoria Jurídica refere-se à área responsável por coordenar  e otimizar as atividades administrativas e operacionais dentro de um escritório de advocacia. Em um ambiente onde recursos humanos são limitados e cada minuto é valioso, a implementação dessa função não apenas libera os advogados para se concentrarem exclusivamente no exercício do Direito, mas também promove a eficiência, reduzindo erros e atrasos decorrentes da sobrecarga de tarefas administrativas.
Este artigo explora a importância da Controladoria Jurídica em escritórios de pequeno porte, detalhando sua estruturação, as responsabilidades-chave dessa função, o perfil ideal dos profissionais envolvidos, a necessidade de duplo controle e automação, além do papel das ferramentas de inovação tecnológica.
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Ao entender como essa área estratégica pode ser implementada e otimizada, os escritórios podem não apenas melhorar sua eficiência operacional, mas também fortalecer sua capacidade de atender às demandas complexas e competitivas do mercado jurídico contemporâneo.
<ol start="2">
<li>. Afinal, o que é a Controladoria Jurídica?</li>
</ol>
A Controladoria Jurídica é uma área estratégica dentro de escritórios de advocacia, responsável por organizar e gerenciar as atividades administrativas e operacionais de maneira padronizada e eficiente.
Em escritórios de pequeno porte, onde a equipe costuma ser reduzida, a centralização dessas tarefas permite que os advogados se concentrem exclusivamente nas atividades-fim, como elaboração de peças e participação em audiências.
Sem a presença de uma Controladoria, é comum que advogados acumulem funções administrativas, como cadastro de processos e leitura de publicações, o que pode gerar atrasos e retrabalho.
A implementação de uma Controladoria Jurídica, portanto, oferece um diferencial competitivo, contribuindo para a eficiência, redução de falhas e melhor controle das operações do escritório.
<ol start="2">
<li> Estruturação da Controladoria Jurídica em Escritórios de Pequeno Porte</li>
</ol>
A Controladoria Jurídica deve focar nas atividades administrativas essenciais para o bom funcionamento da banca, sem sobrecarregar os advogados. Entre as principais responsabilidades da Controladoria, destacam-se:
<ul>
<li>Cadastro de novas ações: inclusão dos dados das partes, pedidos e prazos no sistema de gestão de processos;</li>
<li>Leitura de publicações e intimações eletrônicas: monitoramento de diários oficiais e sistemas eletrônicos para agendar prazos ou apenas encaminhá-los aos advogados;</li>
<li>Análise de atas de audiências: conferência e registro das informações no sistema com os respectivos prazos, participantes e testemunhas;</li>
<li>Elaboração de relatórios gerenciais: criação de documentos analíticos e gerenciais conforme a demanda dos clientes;</li>
<li>Atualização de sistemas de clientes: inserção de andamentos, documentos e valores diretamente nos sistemas internos dos clientes;</li>
<li>Gerenciamento dos parceiros correspondentes: desde a contratação até a cobrança da atividade realizada e repasse à área solicitante;</li>
<li>Gestão do arquivamento dos processos: análise das publicações e agendamento de prazos para os advogados checarem se os processos podem ser arquivados.</li>
</ul>
Essas atividades devem ser desempenhadas por uma equipe qualificada, que preferencialmente tenha formação em Direito, para garantir maior precisão na execução das tarefas e compreensão dos processos. Dessa forma, os advogados podem se dedicar às atividades intelectuais, enquanto a Controladoria gerencia as operações administrativas.
<ol start="3">
<li> O Perfil Ideal dos Profissionais de Controladoria Jurídica</li>
</ol>
O sucesso da Controladoria Jurídica depende do perfil e das competências dos profissionais envolvidos. Os principais requisitos para o Controller incluem:
<ul>
<li>Formação em Direito: para entender a dinâmica dos processos judiciais;</li>
<li>Domínio de ferramentas de gestão e Excel: para controlar tarefas e gerar relatórios;</li>
<li>Organização e atenção aos detalhes: para evitar erros no controle de informações, além de manter os padrões e garantir a qualidade;</li>
<li>Boa comunicação e habilidade de gestão: para lidar com os assistentes, advogados e o dono do escritório, sempre levando em consideração a empatia e o respeito junto aos outros,</li>
</ul>
O Controller deve ser capaz de organizar o fluxo de trabalho de forma sistêmica e eficiente, atuando como um gestor operacional que assegura que todas as informações processuais sejam registradas e conferidas adequadamente.
<ol start="4">
<li> A Importância do Duplo Controle e da Automação</li>
</ol>
Para garantir a precisão das informações, é essencial implementar um sistema de duplo controle, onde todas as atividades são revisadas por uma segunda pessoa ou por meio de automação. Faz necessária a dupla conferência, pois, todos estão fadados ao erro, mesmo os profissionais mais criteriosos.
A conferência por automação é particularmente útil para escritórios de pequeno porte, pois reduz a necessidade de recursos humanos e eleva o padrão de qualidade.
<ol start="5">
<li> Ferramentas de Inovação e Automação na Controladoria Jurídica</li>
</ol>
Com o avanço tecnológico, a Controladoria Jurídica deve buscar ferramentas de automação que substituam atividades manuais de maneira mais eficiente.
Entre as principais soluções de <a href="https://www.jota.info/tudo-sobre/inovacao">inovação</a>, podemos citar:
<ul>
<li>Robôs de cadastro de novas ações no sistema interno: há no mercado robôs que leem automaticamente as iniciais e realizam o cadastro no sistema do escritório dos dados da capa do processo, pedidos e valor da causa;</li>
<li>Sistemas de gestão com sugestão automática de agendamento de prazos: de acordo com cada publicação ou intimação eletrônica, o sistema, desde que padronizados com as regras do escritório, já sugere os prazos que devem ser agendados garantindo que não marcações incorretas;</li>
<li>Atualização de sistemas de clientes: robôs que capturam andamentos processuais e documentos diretamente dos sites dos Tribunais e atualizam as informações diretamente nos sistemas dos clientes;</li>
<li>Busca proativa de novas ações: sistemas que monitoram a distribuição de novos processos antes que os clientes sejam citados, permitindo ao escritório se antecipar e prestar um serviço mais ágil.</li>
</ul>
O uso dessas ferramentas permite à Controladoria Jurídica manter um alto padrão de qualidade, otimizando recursos e melhorando a produtividade do escritório.
<ol start="6">
<li> A Importância de um Software de Gestão Adequado</li>
</ol>
A escolha de um software de gestão processual eficiente é um fator determinante para a implementação bem-sucedida da Controladoria Jurídica.
O software deve, essencialmente, integrar as funcionalidades de monitoramento de publicações e intimações eletrônicas, controle de prazos, geração de relatórios gerenciais e controle da base ativa e encerradas dos processos.
O mercado oferece opções acessíveis que se adaptam às necessidades de escritórios menores, inclusive, há parceiros que cobram valores mensais por usuário.
Um bom software reduz a necessidade de retrabalho, melhora a qualidade das entregas ao cliente e fortalece a reputação do escritório.
<ol start="7">
<li> Conclusão</li>
</ol>
A implementação da Controladoria Jurídica em escritórios de pequeno porte é uma estratégia essencial para garantir a eficiência operacional e a organização das atividades administrativas.
Com uma equipe adequada e o uso de ferramentas tecnológicas, a Controladoria contribui para a melhor gestão do tempo e dos recursos, possibilitando aos advogados focarem em atividades intelectuais e estratégicas.
Mesmo em escritórios menores, investir na estruturação da Controladoria Jurídica e na utilização de tecnologias que automatizam tarefas repetitivas é fundamental para assegurar a organização das operações e a satisfação dos clientes.

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JOTA

Como implementar a controladoria jurídica em escritórios de pequeno porte

Controladoria jurídica em escritórios de pequeno porte

Como implementar a controladoria jurídica em escritórios de pequeno porte