Opinião & Análise

série

Compliance de Prevenção à Lavagem de Dinheiro (PLD) nos cartórios

Normas de compliance; medidas concretas; oficiais de cumprimento. Texto 5 da série

Pró-Ética
Crédito: Pixabay

Tudo é compliance?

É de conhecimento geral que o compliance envolve a internalização de normas heterônomas (éticas e jurídicas). Numa definição assim genérica, tudo o que se disse até o momento nessa série sobre o Provimento 88 pode ser considerado “compliance”, pois visa à internalização dessa normativa nas serventias, interpretada à luz da estrutura nacional e internacional antilavagem em que ela se insere.

Ocorre que, tanto nas leis antilvagem em geral quanto no Provimento 88, existem algumas regras mais propriamente direcionadas ao denominado compliance de Prevenção à Lavagem de Dinheiro (PLD). Essa distinção advém de uma delimitação do conceito inicial de compliance: não se trata da internalização aleatória, mas feita de maneira organizada, com metas, estruturas e cargos específicos. Portanto, são propriamente “de compliance” as regras que delimitam esses instrumentos de recepção das normas heterônomas, para prevenir sanções.

Compliance as normas antilavagem

No Provimento 88, o art. 7º prevê esse tipo de normas. O caput desse dispositivo prevê o implemento de políticas antilavagem, ao passo que o inciso IV, a necessidade da verificação periódica de sua eficácia. Ainda, o § 1º prescreve uma lista de 4 de medidas concretas para efetivação, contemplando:

  • treinamento dos delegatários, dos oficiais de cumprimento e demais prepostos;
  • divulgação da política por processos institucionalizados e contínuo;
  • monitoramento das atividades dos prepostos;
  • prevenção de conflitos entre os interesses dos usuários e os mecanismos de prevenção antilavagem.

Retomando a normativa do GAFI, a Recomendação 18[i] trata de Controles Internos para combate antilavagem. A Nota Explicativa dessa Recomendação prescreve uma série de medidas concretas. No que ora interessa, menciona-se algumas delas, comentando sua aplicabilidade às serventias:

  • procedimentos de investigação para garantir os altos padrões na contratação de empregados. Embora não expressamente exigida pelo Provimento 88, uma investigação desse tipo (g, com a exigência de certidão de antecedentes criminais de pretensos empregados) pode contribuir para tornar mais efetiva a política prevenção antilavagem e evitar responsabilizações ao delegatário.
  • programa contínuo de treinamento de funcionários. Significa planejar atividades formativas de maneira organizada, constante, atualizada e sequencial, o que não se confunde com o mero oferecimento de cursos e cartilhas a esmo (sem planejamento prévio).
  • auditoria independente para testar o sistema. As auditorias podem ser realizadas internamente (por algum preposto ou grupo de trabalho), mas sua efetividade pode ser maior se realizada por profissionais que não integrem os quadros do cartório (empresas ou bancas advocatícias especializadas, por exemplo).

Medidas concretas de compliance PLD

Muito antes do Provimento 88, o tema do compliance nas serventias já estava em voga. Com a publicação da Lei 12.846/2013 (Lei Anticorrupção), diversas serventias no país confeccionaram seus próprios manuais de compliance. Compilando o conteúdo de alguns destes materiais, tem-se como medidas concretas de compliance comumente adodatas pelos cartórios:

  • treinamento: cursos, palestras, debates, workshops e estudos de casos. Incentivos para a participação de funcionários. Criação de manuais para procedimentos e operações específicos, pois a padronização contribui para a qualidade e o monitoramento das atividades.
  • divulgação: por e-mails, redes sociais e cartazes. Trata-se de divulgar as políticas em abstrato, mas também posturas éticas concretas (reconhecimento). Além disso, é interesse condensar os valores e regras éticas desejadas num Código de Ética próprio da serventia.
  • Monitoramento: fiscalização sistemas de dupla conferência (selecionar estrategicamente alguns procedimentos de maior risco ou conferir por amostragem). Criar canais de denúncia que ofereça respostas efetivas e céleres. Implementar auditorias independentes e periódicas e cumprir suas sugestões.
  • Prevenção de conflitos: implementar uma ouvidoria, com procedimento definido para garantir a efetividade (1- recepção da ocorrência; 2- providências; 3- resposta formal ao interessado).

Nesse ínterim, convém mencionar o “Prêmio Qualidade Total”[ii], capitaneado pela Associação dos Notários e Registradores do Brasil (ANOREG-Brasil). Há cinco faixas de premiação, concedidas de acordo com o grau de adequação a orientações de gestão e governança coorporativa adaptadas à realidade das serventias. A verificação da adequação ocorre por meio de auditorias a cargo de empresas especializadas.

Ao todo, são 54 requisitos para os quais se atribuem pontuações diferenciadas, divididos em 9 áreas diferentes: estratégia; instalações; compliance; gestão operacional; gestão de pessoas; gestão de segurança e saúde no trabalho; gestão socioambiental; gestão da informatização e controle de dados; gestão da inovação.  Para cada requisito, há “interpretações” especificando práticas a serem observadas no cartório e que demonstrem a satisfação do requisito.

Entende-se que uma leitura completa desse material é profícua a quem se interesse pela temática; como exemplo, veja-se o requisito nº 1 da área de Compliance:

Requisito: O cartório implementou programas de compliance ou ações documentadas (com monitoramento constante) da fiscalização da conduta dos pressupostos do titular?

Interpretação: Se há departamento/ouvidoria e/ou um responsável de compliance com ações sistemáticas e monitoramento constante. Se possuem ações e/ou setor(es) que garanta(m) a segurança jurídica dos atos (Ex.: Setor de revisão, elaboração e aperfeiçoamento do código interno de ética…) com registros atualizados e monitoramento regular – C. Na falta de um desses itens – PC. Não possuem – NC.[iii]

Os Oficiais de Cumprimento

É preposto com atividade totalmente direcionada a questões relacionadas ao combate à lavagem de dinheiro. Como já ressaltado no texto 2 dessa série, trata-se de uma importação do conceito de Oficial de Conformidade, previsto nas regras do Gafi. Veja-se o que diz a Nota Explicativa da Recomendação 18:

Os acordos de gerenciamento de conformidade deveriam incluir a nomeação de um oficial de conformidade em nível gerencial. (…) As funções de conformidade, auditoria e/ou ALD/CFT, em nível de grupo, deveriam ter acesso a informações de cliente (…) quando necessárias para fins ALD/CFT (…)[iv].

No que é aplicável aos cartórios, pode-se dizer que o Oficial de Cumprimento deve ser: (i) profissional com amplo conhecimento jurídico, sobretudo na área notarial e de registro e nas normas antilavagem; (ii) dotado de amplos poderes de atuação na serventia, para exercer suas funções com efetividade; (iii) alguém de confiança do agente delegado, até pela previsão de responsabilidade solidária (mesmo que, como exposto no texto 2 dessa série, considere-se tal previsão ilegal).

Das atribuições do cargo previstas no Provimento 88, as que mais se relacionam ao compliance são as de promover treinamentos para os colaboradores (art. 8º, III) e de elaborar manuais e rotinas internas sobre regras de condutas (art. 8º, IV). Assim, é interessante notar que o Oficial em questão não é apenas um executor das medidas previstas no Provimento 88, mas um instrutor dos demais prepostos, o que fará por meio de treinamentos ou pela produção de materiais educativos. Diante disso, às qualidades acima arroladas, podem-se somar as seguintes: (i) capacidade de governo e liderança; (ii) conhecimento em gestão de pessoas, teórico e prático; (iii) didática e expressividade, para instrução e treinamento de pessoal.

O oficial pode ser um preposto contrato especificamente para essa função ou algum já existente na serventia, mas direcionado a tal cargo. Nada diz o Provimento 88 um dos substitutos seja um Oficial de Conformidade, de modo que pode haver a cumulação desses cargos (em consonância com a orientação do Gafi de que esse cargo esteja alocado em “nível gerencial”).

 

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[i] GAFI. As recomendações do GAFI. Tradução feita por Deborah Salles e revisada por Aline Bispo sob a coordenação do COAF. Disponível em: https://bit.ly/2NwZyrW. Acesso em 07 dez. 2019. p. 23-24.

[ii] ANOREGBR. Prêmio Qualidade Total Anoreg: Disponível em: https://bit.ly/2EuTyM3. Acesso em: 17 dez. 2019.

[iii] ANOREGBR. Prêmio Qualidade Total Anoreg 2019: condições gerais. Disponível em: https://bit.ly/2PxwySV. Acesso em: 17 dez. 2019. p. 16

[iv] GAFI. As recomendações do GAFI. Tradução feita por Deborah Salles e revisada por Aline Bispo sob a coordenação do COAF. Disponível em: https://bit.ly/2NwZyrW. Acesso em 07 dez. 2019. p. 113-114.


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