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Equipe de Compliance Anticorrupção do Hughes Hubbard &amp; Reed

“Que eu tenha serenidade para aceitar as coisas que não podem ser mudadas, coragem para mudar as coisas que devem ser mudadas, e a sabedoria para distinguir umas da outras.”
Muitos de nós já estão, ou em breve estarão, vivendo sob vários níveis de quarentena e isolamento social ou com deslocamento restringido devido a covid-19. Neste tempo de incerteza sem paralelo, a tendência natural e adequada é se concentrar em questões mais fundamentais, como a vida, a saúde e a segurança de cada um e de todos nós.
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No entanto, quando voltamos a dirigir nossa atenção a tarefas mais comuns e cotidianas, torna-se necessário enfrentar as complexidades de garantir a continuidade de ações de compliance anticorrupção, apesar da conexão apenas remota aos negócios, atividades, processos e equipes.
Todos nós devemos nos preparar – com otimismo, mas também com seriedade – para o retorno às atividades profissionais e aos negócios pós-quarentena.
Na prática, para as empresas, a volta à “normalidade” significará um período de esforços redobrados para compensar a perda de tempo e de receitas – com exigências igualmente severas para os profissionais de compliance.
Nesse sentido, oferecemos algumas reflexões sobre mecanismos eficazes para que os profissionais de compliance estejam em dia com seus clientes internos, fiquem atualizados sobre os problemas de conformidade que podem surgir, e gerenciem, de forma efetiva, a conformidade anticorrupção nesses momentos difíceis de monitoramento remoto:
<h3>1. Fique visível</h3>
Os integrantes da sua empresa e, em especial, as partes envolvidas internamente nos processos de compliance podem ter uma impressão errada de que, com o departamento de compliance trabalhando remotamente, a conformidade não está ativa.
Pense em maneiras de informar seus colegas que você está presente, disponível e totalmente operacional. Entre em contato proativamente com colegas de trabalho, lembre-os de como entrar em contato com você de forma remota, e pergunte sobre o bem-estar deles e sobre os recursos que têm à disposição.
Questione-os também sobre quais potenciais transações eles vislumbram realizar nos próximos meses. Essencialmente, faça por e-mail ou chat os mesmos tipos de perguntas que você faria nos corredores ou na cafeteria.
<h3>2. Faça as verificações necessárias</h3>
Reserve um tempo – o tempo que raramente você tem no curso normal de seu trabalho – para garantir que os arquivos de due diligence estejam completos, que os formulários estejam devidamente assinados e que todas as informações necessárias tenham sido fornecidas à equipe de compliance.
No boom pós-quarentena, haverá muita frustração se a ausência de um questionário devidamente preenchido e assinado por terceiros bloquear ou retardar alguma transação que a empresa precise desesperadamente concluir para atingir as metas do ano.
<h3>3. Continue lendo</h3>
A quantidade de relatórios de due diligence de terceiros, de resultados de pesquisas independentes em fontes públicas, e de solicitações de consultoria ou de opiniões relativas à conformidade a serem analisados por um profissional de compliance pode ser descomunal.
Enquanto estiver em quarentena ou trabalhando remotamente, dedique tempo para colocar em dia as leituras necessárias – e use esse tempo para analisar criticamente e fazer perguntas sobre os documentos e materiais sob análise.
Este é outro passo importante para antecipar a onda de demandas pós-quarentena. Você também pode aproveitar a oportunidade para solicitar às partes envolvidas informações sobre futuras transações muito antes do que você faria normalmente, de modo a se preparar para o que está por vir.
<h3>4. Mantenha o programa firme</h3>
O trabalho remoto não significa que as solicitações de diluição ou redução dos requisitos do programa de compliance devam ser atendidas. Trabalhe proativamente e utilize a tecnologia para garantir que os procedimentos aplicáveis ​​sejam respeitados.
Se certos requisitos legitimamente não puderem ser cumpridos, trabalhe em colaboração para adotar um processo modificado de forma temporária e por escrito – e documente os motivos pelos quais esse novo processo não prejudica o cumprimento dos requisitos substantivos do seu procedimento original.
<h3>5. Insista em entrevistas</h3>
Realizá-las remotamente é preferível a não realizá-las. Não renuncie às entrevistas necessárias. Insista em encontrar uma solução, via videoconferência ou telefone. As entrevistas continuam sendo ferramentas extremamente valiosas para preenchar lacunas de informação e avaliar a credibilidade de terceiros.
<h3>6. Verifique se os controles financeiros estão funcionando adequadamente</h3>
Reserve um tempo para se comunicar com seus colegas do setor financeiro para garantir que os controles (bloqueios de pagamento, implementação dos requisitos de dupla aprovação – “four eyes” –, etc.) sejam mantidos, apesar do teletrabalho obrigatório.
Caso certos controles financeiros não possam ser acessados ​​remotamente de forma regular, trabalhe em colaboração com o departamento financeiro e com a administração para garantir que soluções sejam identificadas e implementadas.
Não é possível alegar a covid-19 como defesa para o caso de investigações de corrupção e, em retrospectiva, a epidemia não oferecerá justificativa plausível.
Como é o caso em ações relacionadas à conformidade anticorrupção, o público-alvo muitas vezes é um regulador hipotético e provavelmente hostil que – muitos anos no futuro – estará perguntando à sua empresa sobre uma operação ou relacionamento com terceiro existente no passado, assumindo que tal relacionamento permitiu a ocorrência da conduta ilegal.
Nessas circunstâncias, a atual pandemia que afeta tanto nossas vidas e nossa maneira de trabalhar terá seu impacto totalmente esquecido ou, na melhor das hipóteses, severamente subestimado.
A melhor maneira de proteger a sua empresa, seus sócios e acionistas e a si mesmo de futuros riscos de compliance é fazer tudo o que puder – inclusive seguindo as recomendações acima – para garantir que a conformidade permaneça ativa, visível e assertiva durante o período de isolamento social, e esteja bem posicionada para enfrentar adequadamente a onda de atividade comercial pós-quarentena.
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Por: Kevin Abikoff, Laura Perkins, Anne Gaustad, Michael Huneke, Bryan Sillaman, Salim Saud e Aline Osorio.

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Mecanismos eficazes para profissionais de compliance nesses momentos difíceis de monitoramento remoto

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