Luiza Vieira

É comum chegar ao trabalho e dar de cara com a bagunça do dia anterior. Em frente ao computador, o profissional não sabe se responde aos e-mails acumulados, se assina a papelada ou prepara a pauta da reunião que acontecerá dentro de algumas horas. Inevitável no tumultuado – e, muitas vezes, imprevisível -- dia-a-dia dos advogados, essa situação pode ser mitigada com disciplina, planejamento e noções de organização pessoal.
A dica mais básica para se organizar é definir uma ordem de prioridades antes de começar o dia, orienta Carlos Eduardo Dalto, diretor da Methodos – Educação Corporativa. “Não é aconselhável resolver as situações conforme aparecem ao longo do expediente, mas sim levando em consideração o que precisa ser feito, o tempo destinado a essa atividade e, principalmente, a sua urgência”, diz o especialista.  
Vinícius de Barros Rezende, diretor de Assuntos e Processos Estratégicos do escritório Ferreira e Chagas Advogados, é adepto da prática de elencar as pendências. “No exercício da advocacia a ordem é, impreterivelmente, o cumprimento dos prazos processuais, já que a sua perda é fatal”, alerta. No escritório onde atua, por exemplo, todas as atividades devem ser resolvidas dois dias antes do prazo real. Para isso, foi criado um núcleo de logística processual que, dentre suas funções, controla as agendas dos mais de 200 advogados. “Exceções podem ocorrer, inclusive estrategicamente, mas, ainda assim, entram num absoluto processo de controle de risco”, explica. 
Outra estratégia válida para manter a rotina minimamente sob controle é deixar espaços vagos no planejamento, destinados aos imprevistos. De acordo com Rezende, o profissional deve se atentar a contratempos que fogem a sua organização, como atraso de audiências e espera para despachar com magistrados. “O advogado que trabalha com o último dia está em iminente risco. Já com uma certa margem de segurança, não há problema caso um determinado assunto seja postergado”. 
Veja abaixo as principais dicas dos especialistas para uma rotina mais produtiva: 
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Classifique seus e-mails em categorias, de acordo com a importância e urgência: defina os importantes e, só então, comece a respondê-los – e em horários pré-determinados. Evite ficar refém da caixa de entrada, e sempre separe assuntos pessoais dos de trabalho;
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Cheque a agenda com os compromissos no dia anterior e coloque lembretes e classificações. Pode, inclusive, usar sistemas de alerta no celular, 30 minutos antes.
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Utilize recursos eletrônicos de organização, como agendas sincronizadas entre PC’s, celulares e tablets. Há programas e aplicativos que podem te ajudar a organizar tarefas, como Evernote ou similares; 
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Vale a pena intercalar atividades mais braçais, como responder e-mails, com outras mais intelectuais, como pensar estratégias para atuar num caso. Esse hábito gera otimização dos resultados;
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Se você tem secretárias, estagiários e assistentes, delegue o que é secundário;
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Caso atue sozinho e não possa delegar uma tarefa em situações como viagens a trabalho, faça o serviço mesmo à distância para não perder prazos e acumular pendências;
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Mantenha arquivos e anotações bem organizados e de fácil acesso, o que minimiza tempo de busca e/ou perdas;
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Estipule horários para fazer contatos, retornos e atendimentos a seus clientes, evitando ficar sempre à disposição;
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Faça reuniões periódicas com sua equipe para discutir as atividades, dividi-las entre os membros do time e estudar melhorias;
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Faça revisões periódicas na maneira como se organiza, para identificar suas dificuldades e estabelecer um plano de melhoria de suas competências. Ninguém nasce organizado: é uma habilidade para se buscar e aprimorar durante toda a vida.
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Businessman Arranging Wooden Blocks to Pyramid

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