Mariana Amaro

Inova&amp;Ação

Redução de papel e adoção de tecnologia e sistemas para melhorar processos já não são novidades em empresas privadas há muitos anos. Na administração pública a história é outra: montanhas de papel costumam ser a primeira imagem que vem à cabeça quando se pensa na burocracia estatal. Uma das razões para a papelada é que os processos públicos precisam ser documentados em todas as suas etapas.
“Quando escrevo uma norma de gestão, por exemplo, preciso dos documentos que justificam o que eu estou escrevendo. É burocracia sim, mas, neste caso, ela é importante, porque preciso explicar e ser transparente sobre por que estou tomando cada decisão”, afirma Carlos Uchôa, coordenador geral de desenvolvimento e gestão de desempenho do Ministério da Economia.
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Desde 2015, depois que a ex-presidente Dilma Rousseff (PT) assinou o decreto 8.539/2015, mudanças positivas têm acontecido. O decreto estabeleceu o uso de meio eletrônico para tramitação de documentos nos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.
Para isso, as instituições devem utilizar programas com código aberto e prover mecanismos de verificação da autoria e integralidade dos documentos em processos administrativos eletrônicos.
Um desses programas é o Processo Eletrônico Nacional (PEN). Composto pelo Sistema Eletrônico de Informações (SEI), o Barramento de Integração do SEI e o Protocolo Integrado, o PEN é uma iniciativa de diversos órgãos e entidades da administração pública, para construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônicos.
O objetivo é melhorar o desempenho do setor público, trazendo mais agilidade, produtividade e transparência, além de reduzir os custos, eliminando o uso de papel como suporte físico e disponibilizando informações em tempo real.
Segundo dados de dezembro do ano passado, a solução digital já era utilizada por 114 órgãos do governo federal, dos estados, municípios e de empresas estatais e estava em processo de implementação em outros 252 braços do Estado.
O projeto começou a ser desenhado no final de 2013, como uma missão de Carlos Uchôa e Vinícius Amaral, técnicos do então Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão.
“A diretoria que coordenava os projetos do ministério estava em busca de uma forma de economizar e agilizar processos. Como não havia dinheiro para desenvolver um sistema próprio, fomos visitar empresas e órgãos para ver o que já estava sendo feito”, relembra Uchôa que, junto com Vinícius e representantes de órgãos como a CVM e a Embrapa, havia montado um grupo de trabalho.
Depois de lançar uma consulta pública em busca do sistema ideal, o grupo recebeu uma resposta promissora 15 minutos antes de encerrar o expediente no dia em que a consulta terminava. A mensagem era de Patrícia Valentina autora e gestora do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) do Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) e dizia que ela tinha tinha uma solução que cumpria todos os requisitos dos técnicos do ministério.
Parte do grupo viajou três dias depois para conhecer os técnicos da área de documentação e ver o que o sistema realmente podia fazer. “Levei uma folha com os requisitos e, o que o sistema não atendia, os técnicos desenvolviam na hora”, diz Uchôa. A parceria entre o TRF4 e o então Ministério do Planejamento, que agora integra o Ministério da Economia, para implementação do projeto-piloto começou pouco tempo depois. Os resultados não demoraram a aparecer.
<h3>Resultados</h3>
Depois de um ano de implantação foram reduzidos em 28% o gasto com compra de material e escritório e em 11% o custo de serviços postais. O tempo de tramitação dos documentos caiu no ministério caiu, em média, de 77 dias para 31. “Encontrar uma lista de 10 documentos, antes do sistema, poderia levar dias e horas de trabalho. Agora, podemos encontrar tudo em alguns minutos”, afirma Uchôa.
O sucesso da iniciativa possibilitou até um remanejamento de pessoal: muitos dos profissionais que ficavam na área de documentação, agora, trabalham no SEI. O tempo de trabalho em funções repetitivas também foi reduzido: “não preciso mais escrever do zero um documento para solicitação de compra, posso usar um modelo que já existe”, exemplifica.
Outro benefício do sistema foi a preservação dos documentos. “Antes, muitos papéis se perdiam porque era um volume enorme, por desorganização ou até má-fé. Isso não acontece mais”, afirma Uchôa.
Na Comissão de Valores Mobiliários (CVM), no Governo do Distrito Federal e na Empresa Brasileira de Agropecuária (Embrapa), que também participaram do piloto, foram notadas uma melhoria no desempenho dos processos administrativos, com registros de redução de até 99% do tempo de tramitação das ações.
Também foi percebido o aumento da produtividade dos servidores públicos e a redução de 52% nos custos de aquisição de papel, materiais de escritório, serviço de postagem e serviços de impressão. Tudo isso, com uma implantação num curto prazo e a um custo zero.
O espaço de armazenagem também teve uma redução de 70%. “Antes, era preciso ter uma sala-cofre para guardar documentos, agora eles ficam na nuvem, em servidores e em backups feitos feitos diariamente”, afirma Uchôa.
<h3>Próximos passos</h3>
Somados, os benefícios equivalem a uma economia de mais de R$ 200 milhões anuais, segundo os dados mais recentes. Para Lilian Pires, professora de Direito Administrativo e coordenadora da pós-graduação "MackCidades: Direito e Espaço Urbano", há outro ganho ainda não contabilizado, no uso do PEN: a padronização das informações e unificação da linguagem.
“Apesar de todos os órgãos públicos seguirem o rito da formalidade, eles não seguem o rito da linguagem. Às vezes, o mesmo tipo de documento é chamado em um órgão de protocolo, em outro de protocolado, em outro de processado. Isso causa lentidão nos processos públicos”, explica Lilian.
Para ela, o maior benefício do PEN é o controle, a rapidez, e a facilidade de acessar documentos, mas muito além da economia de papel, o governo está diante de uma possibilidade de padronizar informações. “A iniciativa é um bom começo de modernização da atividade administrativa, mas não se encerra com essa criação, precisa crescer”, afirma. E continua: “Estamos entrando na era da inteligência artificial, blockchain, segurança e desempenho. Para que o governo e os cidadãos tirem o melhor dessa onda, vai ser preciso educação digital e comunicação”.
O próximo passo na secretaria de gestão está ligado justamente à comunicação, para a integração de todos os sistemas. “Hoje, o SEI do ministério ainda não conversa com SEI de outros órgãos", analisa Uchôa.
"É preciso fazer uma tramitação para uma área de saída que, então, envia para esta outra entidade - o que leva alguns minutos. Estamos trabalhando para que isso seja instantâneo e para que a entidades públicas abarrotadas de papel sejam coisa do passado”, afirma Uchôa.

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JOTA

Mais de 110 órgãos e empresas federais, estaduais e municipais já adotaram sistema. Economia é de R$ 200 milhões anuais

Sistema eletrônico reduz custos e tempo de tramitação de processos administrativos

Este texto integra a cobertura de novos temas do JOTA. Apoiadores participam da escolha dos temas, mas não interferem na produção editorial. [Conheça o projeto!](/pro#jota-discute)

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