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Departamento jurídico e a gestão de documentos e prazos

Ato de passar assuntos a escritórios externos não altera responsabilidade primária do jurídico com relação à própria empresa

Imagem: Pixabay

Talvez nem todos concordem, mas sempre achei extremamente sábia e importante a máxima de que ‘no mundo corporativo não se terceiriza responsabilidades, apenas tarefas’. Ou seja, se o assunto ‘é seu’, ele continua sendo seu, ainda que alguns aspectos sejam ‘terceirizados’.

Poucos colegas parecem perceber que o fato de se delegar alguma tarefa a alguém, seja de sua equipe interna ou externa, ajuda (e muito) no aspecto operacional; na parte “braçal” do assunto. Mas é “só isso”… Prefiro ter a consciência de que, ainda que atualmente (em todos os campos, estruturas, contextos) terceirize-se bastante coisa, as responsabilidades que sejam ‘minhas, continuam sendo minhas’ (a despeito da delegação). E recomendo a todos esse pensamento (ou essa consciência)!

Por diversas razões (inclusive de tempo) é crescente a terceirização – e de fato há aspectos positivos nisso, mas os cuidados necessários crescem na mesma proporção. E pode ser “boa ideia” estar preparado.

Um exemplo bastante relevante no caso da advocacia corporativa é a terceirização de casos/processos (em geral no “contencioso”), muitas vezes a escritórios de advocacia.

Nos casos em que a escolha do escritório parceiro é bem feita, e baseada em critérios e padrões de qualidade realmente adequados, essa prática pode ser bastante acertada, e pode gerar muita eficiência e economia. De fato, é uma alternativa que pode ser muito efetiva.

O que se pretende reforçar neste breve artigo, entretanto, é que o fato de se ‘passar’ os assuntos aos escritórios externos não altera a responsabilidade primária do departamento jurídico com relação à própria empresa. Queira o jurídico interno ou não.

Sempre “torcemos” pelo melhor, e para que tudo “dê certo”. Quando, porém, não for assim – esteja preparado.

Por mais brilhantes que sejam o advogado ou o escritório externo (ainda que a seleção tenha sido adequada – o que em muitos casos não ocorre), alguns fatores (até mesmo o imponderável) podem surgir. E do ponto de vista da empresa (e do seu chefe), é bem provável que a questão “volte” para você.

Sugere-se, portanto, que o gestor do jurídico interno tenha essa consciência. E em função dela tome os devidos cuidados para ter o possível “controle” do que se faz em todos os assuntos. Mesmo que por terceiros!

A forma menos arriscada, da forma como hoje se vê o assunto, é manter a efetiva gestão (ainda que redundante, se for o caso) de documentos e prazos, por exemplo. Eles continuam sendo assunto seu!!

Os aspectos mais práticos, mais operacionais, podem (e muitas vezes devem) ser realizados pelos “terceiros” escolhidos, mas siga com a gestão primária. O assunto continua “sendo seu”, assim como a responsabilidade.

Criar ou utilizar sistemas de gestão que realmente proporcionem as informações e as ferramentas necessárias para tomadas de decisão e ações, bem como acompanhar pontos principais, pode ser extremamente importante e ajudar a reduzir a margem de risco (e de erro).

Além dos meios eletrônicos crescentemente disponíveis, relatórios e reuniões periódicos podem ajudar muito. Considere, porém, que a automação pode bastante, mas não tudo.

No tocante especificamente à tecnologia, pode fazer sentido lembra-se de que também “as máquinas e os sistemas” tem falhas. Também eles podem ter “panes”, e se necessário, você terá que intervir.

Procure refletir com bastante atenção e cuidado sobre todo o seu processo atual de terceirização e veja em que pontos pode haver uma melhora (sempre pode!!), e em especial mantenha maneiras e ferramentas de interferir (a tempo e a hora), se necessário.

Por melhor que seja o advogado ou escritório externo, se você tiver a informação de que ele (ainda que não devesse) talvez esteja correndo o risco de perder um prazo (“seu”), pode ser justamente o momento de você tomar uma atitude para salvar o assunto.

Mantenha com você as possíveis ferramentas que permitam a efetiva gestão dos assuntos. Como a responsabilidade continua sendo sua, recomenda-se que mantenha, também, alternativas para correção de rota (em tempo ainda razoável), quando necessário. Reflita sobre isso. Esse é um dos temas que a atual realidade dos departamentos jurídicos inovadores mais demanda, e que mais se estuda e debate nos diversos foros que já temos no País. Procure conhecer mais. Pode ser útil a você, e a sua equipe!


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