Departamentos Jurídicos

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A gestão e a guarda de documentos e informações nas empresas

Possível fronteira entre o que é e o que não é assunto do departamento jurídico nas empresas é cada vez mais tênue

Crédito: Pixabay

Tudo na empresa é assunto do departamento jurídico? Em alguma medida sim! E, na prática, quanto mais cedo nos dermos conta disso e começarmos a criar maneiras de lidar com a realidade, melhor para todos. Por muitos anos os advogados corporativos precisaram “correr atrás” de mais e mais funções, para terem maior participação nas empresas e em seus negócios e operações. Por muito tempo pouca atenção era dada aos advogados nas empresas. Isso mudou!

Por mais que os empresários nem sempre deixem isso bem claro, e não forneçam aos advogados as ferramentas e os recursos necessários, “no fundo” sempre acham que documentos e informações são assuntos do jurídico. Ou seja – é melhor estarmos preparados.

Seja para uma fiscalização, seja para um novo projeto, seja por uma dúvida que surja em alguma reunião, se um documento ou uma informação for necessária e não se souber “muito bem quem a teria”, o jurídico será chamado. E a alta gestão “imaginará” que o advogado da empresa tenha tudo a mão.

Caso na sua empresa essa situação ainda não tenha ocorrido, prepare-se, pois isso ocorrerá. E se você já estiver preparado e souber “onde a informação/documentação” está, melhor e mais fácil será. Sem prejuízo de termos esperança de que essa situação fique mais clara nas empresas, e que as funções que o empresariado realmente espera que sejam dos advogados sejam definidas, e tenham os necessários insumos para a sua realização, a realidade é que os executivos (não jurídicos) “esperam” cada vez mais dos executivos jurídicos.

A possível fronteira entre o que é e o que não é “assunto” (e incumbência) do departamento jurídico nas empresas é cada vez mais tênue e complexa. Em muitos casos é quase inexistente… Naturalmente, o assunto é mais complexo e profundo, e a depender do volume de documentos e de informações, a questão precisará ser encarada com a devida relevância e equacionada. E recursos serão necessários para a adequada guarda e gestão do acervo. Se a guarda desse material (em casos de maior volume e complexidade) já não é nada fácil, a gestão é ainda mais desafiadora.

Saber onde um determinado contrato, ou licença, ou comprovante, ou autorização está, pode ser muito importante. Mas, estará “em dia”, precisa “ser renovada”, quem está cuidando disso? E o que acontecerá se o documento “vencer” e nada for feito”? Em alguns casos, a empresa “pode parar”.

Empresas reguladas e bem organizadas, assim como as que eventualmente tenham departamentos específicos para cuidar de certos documentos – a depender do objeto da atividade (como documentação de imóveis numa empresa que opere especificamente nesse ramo, ou de aviões numa companhia aérea – dentre outros) podem ter sistemas específicos para a guarda e gestão do material. Mas ainda assim, o jurídico pode ser chamado e dele se esperar que esteja igualmente acompanhando. Nas empresas em que existam setores para gestão de contratos, o assunto não deveria ficar com essa área? Sim, mas mesmo assim, é bem provável que em algum momento você seja chamado. Prepara-se.

Esse cenário não é necessariamente ruim. Pode até ser positivo, e pode facilitar muito a vida do próprio jurídico e da empresa. Basta que o assunto todo seja organizado!

Sabendo desde logo que mesmo assuntos que em princípio não seriam propriamente seus (do jurídico) poderão exigir a sua atuação emergencial, “saia na frente”. O grande desafio (sem que a guarda não seja fundamental) é sem dúvida a gestão, pois dela surge a necessidade de acompanhamento, de tomada de decisão, de atitudes. Ou seja, é muito mais complexa.

A depender do que precise ocorrer quando um contrato estiver próximo de seu vencimento, por exemplo, é possível que muitas etapas e ações precisem ser tomadas, e caso não o sejam, as consequências muitas vezes são críticas para a operação. Pessoas e locais dedicados e adequados, assim como organização são fundamentais, mas atualmente muito pode ser facilitado por meio de sistemas. Existem “softwares” e sistemas de forma geral, que facilitam bastante esse trabalho todo, em especial quando o volume for muito grande, e pouparão muito trabalho (e até dinheiro) se estiverem funcionando adequadamente.

Cada caso é sempre único, e a experiência dos “vizinhos” não resolverá a sua realidade, mas ouvir colegas, conhecer o que há de mais moderno no mercado, trocar ideias e experiências, pode ajudar bastante nessa tarefa.

Em alguns casos existem padrões de melhores práticas que poupam muita dor de cabeça e trabalho nesse contexto e podem ser fundamentais para você.

Lembre-se, ainda, de que se na sua empresa esse assunto “de alguma forma é seu”, é melhor que você se ocupe dele de imediato e crie o seu próprio método de organização e de gestão, pois você será acionado. No mundo corporativo, muita coisa (que nem sempre se imagina de início) é assunto do departamento jurídico sim. Prepare-se!

Esse é um dos temas que a atual realidade dos departamentos jurídicos inovadores mais demanda, e que mais se estuda e debate nos diversos foros que já temos no País.  Procure conhecer mais. Pode ser útil a você, e a sua equipe!


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