Senhor do tempo

Não aceite ser vítima de desperdício de tempo. E não reclame se for incompetente para evitar

Escritórios de Advocacia e Departamentos Jurídicos costumam ser lugares confortáveis para se trabalhar. Conforto, tecnologia, colegas bem preparados, casos instigantes, diversidade de desafios intelectuais. Parece um lugar feito para reinar a eficiência.

Pense bem, você se considera uma pessoa eficiente?

Vamos considerar apenas nossa eficiência na gestão do tempo, eliminando qualquer outro fator em nossa fórmula.

Se tomarmos um só aspecto, o que mais consome nosso tempo dentro das organizações, quem de nós passaria no teste de eficiência?  Estou me referindo ao “terror do desperdício de tempo”, às reuniões intermináveis, ou melhor, às dezenas de reuniões intermináveis, que toda empresa e escritório presenciam todas as semanas.

Não é justo transferir esta ineficiência para o Cliente, simplesmente registrando o consumo do tempo no seu timesheet. Diria que isso torna o Escritório menos competitivo quando o Cliente compara trabalhos equivalentes com diferenças alarmantes na quantidade de horas empregadas. Acredite, os Diretores Jurídicos de alta performance já fazem isso há algum tempo. Todos tem Budget a cumprir, reportam à Presidência e suas apresentações, não raramente, são ansiosamente esperadas pelo Conselho da Corporação. Impactam o resultado do Balanço e diretamente o bônus de todos, para não mencionar as intricadas questões de Compliance.

Não, os Escritórios não são um desastre isolado na gestão do tempo.

Aliás tem melhorado significativamente neste quesito, alguns já são até mesmo merecedores de reconhecimento. Não são um desastre isolado, porque as Corporações também são grandes usinas a incinerar tempo e os Departamentos Jurídicos são parte dela – da usina, e quando eficientes, vítimas dela.

Sim, quando se fala de desperdício de tempo você está em um dos polos, é gerador do desperdício ou vítima dele.

As reuniões, por questão de justiça, precisamos reconhecer, não estão sozinhas no topo de nossa lista. Bem perto, as pesquisas apontam no desonroso segundo lugar o tempo consumido na gestão de nossas caixas de mensagens. Inocentes caixas de mensagem são vorazes consumidores de tempo.  Quem discorda pode levantar a mão!

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Que tal tentarmos domesticar estes dois monstrinhos sem tirar o prazer de estar em reunião com colegas, compartilhar ideias, projetos, crenças, convicções, sonhos, medos e aprendizado ou de flanar entre nossas mensagens, algumas de trabalho, outras pessoais, muitas importantes, outras nem tanto.   Reuniões e caixas de mensagens tem a ver com algo muito importante para o ser humano.

Relacionamento.

Acabar com as reuniões e caixas de mensagens, acabaria com a motivação das Pessoas, muito antes de acabar com o desperdício. As Corporações e Escritórios, sua própria existência se baseia e depende de Pessoas e relacionamento.

Podemos imaginar que dá para implementar boas práticas ou regras de convivência, como prefiro chamar.  Mitigar o desperdício nestes dois fronts, é uma guerra diária, exige foco, planejamento e principalmente disciplina.

Primeira observação, odeio dicas!   Não aceite ser vítima de desperdício de tempo.  E não reclame se for incompetente para evitar.

Dá para ser educado e fazer isso?  Sim.  Você conhece o perfil de seus Colegas, Colaboradores, Gerentes, Diretores, Clientes, Parceiros, Fornecedores quanto a, digamos, elasticidade no uso do “seu” tempo.

Vamos então usar educadamente uma vacina para ligações ou interrupções sem aviso prévio.  Pergunte: de quanto tempo vamos precisar para analisar a questão que você está me trazendo, podemos fazê-lo em 5 minutos? Estou me preparando para um call, terminando um relatório, respondendo uma dúvida, meditando, qualquer coisa enfim, que demonstre que você considera importante o contato, mas não dispõem de muito tempo no momento.

Se a resposta for sim, atenda e monitore o tempo. Caso a resposta seja não, peça para que mande o material previamente por e-mail, você vai estudar e proponha uma reunião no fim da tarde com hora marcada, de início e término, é claro.

E quando o desperdício tem hora marcada, ou seja, é uma reunião agendada.  Você caminha em direção à sala pesaroso, já antevendo que o tempo vai voar e nada será decidido, apenas adiado para outra dessas reuniões intermináveis.

Culpa sua!

Não é possível viver este roteiro seguidamente sem imaginar que existe uma saída. Eu costumo perguntar, o que o MacGyver faria?  Para os que não conhecem o MacGyver, vale uma consulta no Dr Google! Tem solução para tudo, sai de todos as situações com criatividade e inteligência. Você pode ser um MacGyver!

É possível fazer um brainstorming entre alguns colegas e definir as regras de convivência a que me referi! A construção conjunta vai gerar comprometimento.

Não vou desfilar aqui as várias maneiras de criar um formato eficaz. Elas surgirão desta reunião. Lembrem-se, num brainstorming vale tudo, mas críticas às ideias alheias apenas no final, na fase de fazer uma lista das melhores opções. Portanto, caso surja uma sugestão de fazer a reunião de joelhos, nada de rir. Sem dúvida seria uma reunião curta, mas podemos ter outras opções, que também parecerão menos torturantes, como reunião sem cadeiras.

Quanto à sua caixa de mensagens, ora…. vamos resolver uma questão de cada vez.

E ainda nem tocamos no WhatsApp!

O mais importante, acreditem, é ter consciência do desperdício.

E em seguida uma porção generosa de ATITUDE.

Quem tem consciência e atitude às vezes parece esquisito.

Eu adoro gente esquisita. Confesso que procuro gente esquisita pelo mundo afora.   Sabem porquê?

Por que gente esquisita faz DIFERENTE, gente esquisita FAZ A DIFERENÇA!

E você? Tem feito a diferença?